浅谈职业中学档案管理工作的现代化建设

2012-03-19 09:16 郝卫华 2012年3月19日今日文教31版

山西徐特立高级职业中学郝卫华

摘要：随着计算机信息及网络技术的迅猛发展，传统的手工档案管理工作越来越难以满足实际需求，在职业中学的档案管理工作中引入现代化管理方法和手段，使学校管理人员认识到开发利用档案信息资源的重要性,已经成为当前职业中学档案管理工作迫切需要研究解决的课题。

关键词：档案管理；中学；现代化

近年来,由于国家发展中等职业教育政策的调整,特别是山西省从2011年起，将在两年内实现全省范围中等职业教育免费全覆盖，在此基础上学生还能享受每年1500元的国家助学金补贴,中等职业教育进入了发展的快车道。此时，职业中学所面临的就是生源的逐步增加，教学任务的日益繁重，进而对学校档案管理工作的质量和效率也要求越来越高，职业中学急需改变原有的以手工为主的档案管理方式，加快现代化建设进程。

所谓档案管理现代化，是相对档案传统手工管理而言的，它是以系统论等现代管理科学为指导，应用现代管理方法和手段，积极采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式和做法进行改革，使档案管理实现总目标的最佳效果。在信息经济的新形势下,我们应该把大力开发档案信息资源作为现代化建设的主要方向，作为档案部门做好档案工作的中心任务和指导思想,为学校行政管理和教学任务而服务。

一、当前职业中学在档案管理现代化方面存在的主要问题

（一）档案管理不够规范，缺乏统一标准。职业中学学生档案管理没有统一的标准，很多方面只能摸着石头过河，自行规范，产生的档案难免符合标准、规范的要求。具体表现为：归档材料手续不完备；档案材料页面没有日期记载，最常见的有：学生成绩表、优秀学生干部登记表、奖学金申请表等各类表格缺乏日期记载；页面设置随心所欲；书写用笔不规范。　　

（二）档案管理观念陈旧，软硬件条件差。如今，我们身处知识经济时代，档案电子化、信息化的浪潮汹涌澎湃，部分职业中学却仍然使用纸质档案。有研究者已经注意到这种现象，指出：目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式中。学生档案管理体制、管理模式、技术手段明显滞后于信息时代。

（三）档案管理编研滞后。在档案管理工作中,编研是一项具有较高层次的信息开发工作,编研工作者始终存在着“重文书,轻教学”的现象，容易出现编研材料内容单一、档次较低的情况。上述问题的存在,主要原因有以下几点:1、档案管理人员思想观念转变缓慢，档案管理人员总是把管好档案作为档案工作的重点,没有充分认识到档案信息的潜在作用和利用价值,致使档案工作跟不上学校发展的步伐。2、档案信息开发工作的基础比较薄弱，一是归档文件材料完整性查;二是信息收集渠道有待拓宽;三是档案人员开发信息的业务素质需要提高。3、档案信息开发的规模需逐步扩大和完善,从档案信息价值和作用来看,应选择多种方式逐步扩大档案信息开发规模。

二、职业中学档案管理实现现代化的手段和相应的改进措施

（一）加强制度建设，确保档案管理工作有章可循。各级政府、部门十分重视档案管理工作，先后颁布了多部法规用来规范档案管理工作，但直接针对中学档案管理类的法律、法规还属于空白。建议教育部门能够在《档案法》的指导下，结合职业学校的实际情况，制定相关法规，确保学生档案管理工作有法可依、有章可循。学校方面，应建立综合档案室,配备专管人员,做到机构健全,人员落实,建立规范化的档案管理利用开发制度,归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标,这就在具体细节上保证了档案管理的顺利开展。

（二）改进档案管理工作人员服务态度。热情主动提供服务是开发利用档案信息资源的必备素质。档案信息资源开发与利用,既要坚持按规章制度办事,又要注意改善服务态度,提高服务质量,做到热情、主动、准确、迅速。如针对学生成绩、品德、操守方面的档案信息收集，要善于抓住各种机会，广泛宣传信息收集的意义和作用，由班主任担任联络员，每当学生档案增加材料，经班主任验证签字后，及时送交档案室。这样既有利于档案材料收集的横向联系，又有利于材料收集过程中的保密与安全，及时、准确、完整地把档案材料收集到位。还有，在编写校史,出版校庆纪念册和创办校史展览馆等方面,学校档案室应改变那种“坐等上门、看门守摊”的封闭式做法,主动提供大量珍贵的档案材料,将建校成果进行全面的收集、精心整理汇编成册,充分利用档案信息资源,为学校的建设作贡献。

（三）提升编研能力，体现社会价值。学校档案管理人员应提升研究现有档案的能力和水准,向社会提供经过编研加工后可利用的信息,以减少利用者查阅的耗时,从而提高档案室的整体形象,使其鲜明的特点和独有的多重功能发挥得更趋完善。

（四）加强人才培养，加大资金投入，引进先进技术设备。学校在培养现有档案管理人员的同时，还需要从大中专毕业生中选拨聘用计算机应用、档案管理等专业的复合型现代化专业人才，从而全面推动学校档案管理工作的现代化。同时，一定要加大资金投入,加强档案管理信息化建设力度,依托先进的技术设备、专业的管理软件快速推动学校档案事业的发展进程。当今社会,先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此:计算机广泛应用于档案管理、统计和检索;微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之,计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程,使之进入现代化管理的先进行列。

总之，档案管理工作者既要摆正态度，热情主动地提供服务,又要加强制度建设，健全和熟悉档案资料,规范档案的收集、保存、检索的程序,提高档案的利用率,还应对档案研编的利用效果和反馈信息进行综合性的分析、研究, 使信息资源的开发和利用达到较高水平。要在工作中寻找不足，以高度的重视、严谨的作风、科学的态度，将职业中学档案管理工作提升到新的层次，努力全面实现档案管理工作的现代化建设。

参考文献：

王燕.要实现学生档案的规范化管理[J].兰台世界，2005，

时立真.试析改善职业院校财务档案管理的措施[J].

内蒙古水利，2006，（3）：112-113.