计算机软件在办公系统中的应用

       INTERNET的广泛普及，现代计算机技术的日新月异。正在深刻地改变传统的办公方式，一些软件有利于提高组织内部协作效率、信息效率，并帮助个人实现轻松办公，提高管理效率。目前办公软件的应用范围很广，大到社会统计，小到会议记录，数字化的办公，离不开办公软件的协助。目前办公软件朝着操作简单化，功能细化等方向发展。讲究大而全的office系列和专注与某些功能深化的小软件并驾齐驱。大方向讲比如OA系统是电子政务应用的基础，也就是是人们常说的无纸化办公。还有就是协同管理软件，解决流程管理和信息共享的问题。企业中，顺畅的沟通对生产效率、管理质量起到至关重要的作用。在异步通信已无法满足办公需求的形式下，好的即时沟通平台，能够帮助实现高效沟通。
       办公自动化都具有一定固定流程。所谓的固定流程指的是对于某个审批模板，先设定好其需要审批的流程，在审批的过程中，单据会按照设定的流程一步步走下去。如：申请者-部门经理-总经理。1. 自由流程所谓自由流程说得简单点就是上一步决定下一步，由上一步的审批人在审批完成后，根据需要选定下一步由谁去审批或者结束流程。对于单位某个流程不太明确或者可变性非常大的比较适用。2. 固定流程和自由流程的结合。固定流程和自由流程相结合指的是：原则上流程已经设好了，应该一步步走下去，但是在某个位置，审批人可以选定下一步的审批人，然后再按照预定的流程走下去。如：申请者-部门经理-出纳-财务经理，对于大一点的公司，有多个出纳，哪个出纳在岗，就让哪个出纳审，那么就可以把出纳那步设成自由流程，当部门经理审批完后，会自动列出所有的出纳，部门经理选择其中的一个出纳然后提交。3. 条件流转以请款单为例：金额小于3000元，审批流程是：普通员工-部门经理。如果金额大于3000元的审批流程是：普通员工-部门经理-总经理，那么在流程定义的时候，需要根据单据的填写值进行判断，系统自动选择流程。企业中，畅顺的沟通对生产效率、管理质量起到至关重要的作用。在异步通信已无法满足办公需求的形式下，好的即时沟通平台，能够帮助实现高效沟通，应用于日常办公就体现在第三方软件平台的支持与架构。企业员工可以轻松地通过服务器所配置的组织架构查找需要进行通讯的人员，并采用丰富的沟通方式进行实时沟通。文本消息、文件传输、直接语音会话或者视频的形式满足不同办公环境下的沟通需求。
       通过一些软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。就一层楼办公而言，公司各部门、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了一些第三方软件后，将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接起来，在一层楼之间形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。可以通过第三方软件支持，例如：腾讯通RTX是（Real Time eXpert）帮助企业提高运作效率、降低沟通成本、拓展商业机会，是一种高度可管理、低成本、易部署的IT平台。RTX集成了丰富的沟通方式，包括文本会话、语音/视频交流、手机短信、文件传输、IP电话、网络会议、以及应用程序共享、电子白板等远程协作方式。
       通过软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的协同、有新的公告发布均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。拿腾讯推出的RTX为例（为什么我不推荐QQ或者MSN等通讯软件，是因为QQ和MSN经过运营商的服务器，因为大众化的问题，各种破解、外挂软件十分流行，做个人聊天工具还行，做为企业级应用，总是让人不放心。OA系统已经很成熟，但实时的协同性却不能让人满意。传统OA是功能单一的通用工作流系统，而传统MIS则是缺乏协助性的数据处理系统，而有色院综合管理系统则通过和RTX集成，融合了二者的优势，为个人和部门提供了一个具有人性化设计的统一办公门户，系统根据不同员工的岗位和权限，将其需要的功能集成在这个门户内，实现真正的人本管理。）它能即时沟通交流,方便、快捷地即时消息发送与接收，提供个性化展示以及状态展示，提供查看联系人在线状态信息，可以方便、清晰地了解联系人的在线状态。提供广播消息和系统消息，通知用户关键信息，节省很多相关的通信费用，上下级间的沟通也将更加顺畅。
       以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素:流程、事件名称、事件内容。以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改，软件办公系统会自动显示修改痕迹(如修改的内容、时间、修改者的姓名)。
       在企业管理过程中，无论是管理人员，还是生产执行人员手头工作越积越多，往往顾此失彼，直接影响工作进程，有色院综合管理系统能自动采集关键任务进度信息，形成任务到达和预警通知。工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。监控是协同工作的有力保证。软件办公是通过定义工作流程进行流转的，协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设置。通过服务器操作，可对部门、分组、个人进行权限控制，允许或禁止使用某项功能，保证即时通信的可管理性和网络资源的合理分配；此外，可对信息进行存档和监控，保证企业的信息传播安全。
       首先，使用软件后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成 (2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减少了工作量;(3)信息发布平台使无效会议减少。
       其次，协作性、灵活性显著提高。20世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通润滑剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。
       第三，提高了管理效率。在软件平台上，可以了解每项业务、每个整理员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。
       第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。
       最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断积累；能即时管理、更新每个部门的各种资料(如客户资料)，使企业最大限度地降低人员离职时所带来的人事成本。
       以上是介绍通过集成平台及时提醒相关人员，使各项工作流程井然有序，顺利推进，保证了公司运作的安全和连贯。过去在企业的信息化建设往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽视了知识资产的管理。办公软件为各类工作人员的知识资产的安全，商务沟通，起到了很好的提高效率的作用，成为企业“提高生产力”的有力工具。下面介绍几款办公中常用的软件在日常办公中带来的效率和效果。
       最早的办公软件出现在1977年，Apple II问世，PC之火全面燃开。但是真正推动销售的还待一个软件的出现：这就是Bricklin开发的电子表格Visicalc。1982年发布的电子表格Lotus 1-2-3。可以毫不夸张地说，这时的软件已经成为计算机业重要的推动力，也确立了软件业的重要地位。办公软件惨烈一战：微软 vs Lotus。微软Office的缔造者、前首席软件设计师西蒙尼回忆到：“我第一次看到Lotus 1-2-3，我就知道我们遇到麻烦了。”Lotus 1-2-3的目标是256K内存的计算机，性能多而且运算速度快，Lotus很快就夺得销量第一，还成为世界上第一个销售超过100万套的软件。但意外的是微软Multiplan在欧洲取得了成功。Microsoft Word是西蒙尼领导开发的第二个应用程序。1983年1月1日，微软发布Word For Dos 1.0，这是一个里程碑式的软件产品。
       从1989年的office第一版，界面和windows3基本无异。最初几个版本工具条变化是很明显的。更多的色彩（256色）出现了，颇具创新意义，也颇具争议的office小助手出现了。（97版的容颜实在不敢恭维），它其实相当于一个动画了的智能帮助。对于苦闷的工作是个调节，但是每次默认启动同样的画面，问同样愚蠢的问题，让人觉得很可笑。虽然后面的版本甚至做的更精致，添加了众多角色。最终在2003的版本里还是去掉了默认启动。图表数字看来菜单项从50增加到近300工具栏、任务Panes增加到30 20个新特性的增长，导致没有地方放置。很难找到１０年历史的功能。 设计新的用户体验旨在：让产品更加易用，增加人们使用产品的效率，让人们简单的发现需要的功能，可以创造更爽的文档。 有很多新设计点被介绍，这里摘录一些， Ribbon替代传统的菜单和工具栏，非模态的界面设计，更加易于浏览，有很多tabs组成，每个tab由多个块chucks组成，每个块可以包含各自的控件，可以包含更多种类的控件 按钮、图形(Gallleries)、对话框，开发者可以自定制tab和chuck。
       办公软件是不仅是基础软件中应用最广泛的软件之一，也与信息安全的关系特别密切。作为平台性的软件，一旦遭到破坏，整个系统就必然受到威胁。而基础软件的中国市场份额，无论是操作系统、数据库管理软件、中间件，还是办公软件，都被跨国巨头所把持，这是目前我们面临的比较严峻的形势。所以笔者还是比较喜欢国产的WPS （Word Processing System），是金山软件公司的一种办公软件。最初出现于1989年，在微软Windows系统出现以前，DOS系统盛行的年代，WPS曾是中国最流行的文字处理软件，1988年到1996年之间，“WPS就是电脑的代名词”，WPS在国内办公软件的市场份额曾高达90%以上。1996年是一个特殊的年份：对于金山，这是悲伤的一年，WPS告别了阳光灿烂的日子，与微软的竞争“输得一塌糊涂”；对于微软，则是“拿下”中国市场的标志性年份。2008年8月的一天，当雷军向求伯君提出“我们准备以3年时间和3500万人民币重写WPS，年后的2005年，WPS的“脱胎换骨版”问世，WPS2005不仅实现了操作界面等形式上与微软Office99.99%的一模一样，技术上还实现了超越。正当金山担忧这个研发周期耗费的资金从何而来时，WPS研发项目成为“国家863计划”课题，获得了一笔启动资金。虽然微软不仅在国内而且在海外市场，都是金山WPS最大的竞争对手。但没有了盗版的阻碍，在日本这个良好的市场中，WPS凭借优越的性价比、与微软Office深度兼容的特性，相当于微软Office十几分之一的超小体积，争得市场空间并非难事。WPS Office是一款的办公软件套装，可以实现办公软件最常用的文字、表格、演示等多种功能。内存占用低，运行速度快，体积小巧。具有强大插件平台支持，免费提供海量在线存储空间及文档模板，支持阅读和输出PDF文件，全面兼容微软Office97-2010格式（doc/docx/xls/xlsx/ppt/pptx等）。
       第二次浪潮的到来使得对效率的追求正在演变成整体竞争能力的衡量标准。科技的进步使得企业可以借助计算机技术提升效益。ERP实现企业的资源效率，则务软件实现企业的资金效率，软件则提升企业的信急效率、协作效率、办公效率和管理效率，成为组织提升整体竞争能力的必需品。一个比较好的勾通软件，能让企业通过互联网连成一体。
                                                                （作者单位：江苏省东台市宣传部）