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中学档案管理信息化建设的有效措施

2020-07-28 09:51 吕爱国 今日文教2020、7、28、12版
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                          山东省邹城市第六中学 吕爱国
      【摘要】中学档案在实际管理中是非常复杂和繁琐的,将信息化技术与档案管理的有效结合是教育管理的发展趋势。由于每年学生数量众多,学生信息量数据庞大,并且学生档案信息对于其发展和成长来说又是非常重要的,而现代信息大都以数据的形式保存在网络中,极大地方便归纳整理、查找利用。因此,制定有效的档案管理措施,以加强中学档案管理信息化建设是十分必要的。
      【关键词】中学档案管理 信息化建设 有效措施
      一、加强中学档案管理信息化建设的必要性
      伴随着科学技术的高速发展,信息化进程基本遍布各个领域,学校档案管理工作亦在其中。越来越多的学校档案管理工作逐步走上了信息化道路,信息技术应用给我们带来了巨大的便利。档案管理信息化使得档案管理工作更加合理化、效率化!所以,我们必须通过科学创新、完善管理措施、加强中学档案管理信息化建设的进程,最大限度地发挥档案管理在教育教学中的作用。
      二、中学档案管理信息化建设现状
      就目前而言,不少中学电子档案管理的建设已构成,但操作性不强、利用率不高,档案管理信息化建设存在诸多问题,阻碍了学校档案管理信息化建设的进程。
      (一)档案管理人员总体素质偏低
      学校档案管理信息化对档案管理人员提出了诸多要求,除了自身档案管理业务能力外,还对管理人员的计算机能力、检索能力提出了更高的要求。而许多中学档案管理部门还未形成素质优良、结构合理的档案管理队伍,他们中大多数未接受过档案管理专业培训,缺乏档案管理信息化建设的基本知识和技能。
      (二)对学校档案管理工作认识程度不高
      仍有少数学校对档案管理工作没有高度的重视,没有认识到学校档案管理工作对于学校教育教学所起的作用,影响到了学校发展规划,为学校建设与发展埋下了隐患。
      (三)学校档案管理信息化硬件设备落后,规章制度缺乏
       学校对档案管理基础设施方面的投资很少,不论是档案管理团队还是档案基础设施建设,都远远达不到档案管理信息化标准与要求。不少学校档案库房老化、空间不足以及防护措施不完善等等,其后果容易造成档案信息破损丢失,以至严重威胁学校档案管理的安全性。
       对于规章制度方面,缺少对学校档案管理信息化的认识,使得学校档案管理缺乏有效的监督机制,致使学校档案管理信息化建设工作不能有效开展。虽然学校档案室配有电脑,但是档案信息数字化的管理水平较低,没有充分利用数字化带来的便捷。
      (四)档案利用率偏低
      中学档案资料多为纸质档案,电子档案的利用率偏低。
      那么,中学档案管理信息化建设的有效措施是什么呢?面对挑战,广大档案工作者必须要增强档案信息化的紧迫感。在中学档案信息化建设过程中,应当确立保障重点的原则,就是依据档案性质与重要性的不同,依照轻重缓急的顺序对档案进行信息化加工,对档案信息化处理要采用最有实用价值的模式。
       三、中学档案管理信息化建设有效措施的主要内容
      要确定学校档案信息化建设的目标,提出建设任务以及分步实施规划,制定学校数字档案馆建设实施方案,并组织专家进行论证。把档案信息化建设项目纳入学校总体发展战略进行分步实施的预期目标。
      1、强化档案信息化的安全管理,制定切实可行的网络系统安全管理措施和各项规章制度。学校既要维护传统载体档案的安全,又要维护数字档案信息的安全。
      2、加大档案信息化管理的软硬件建设。通过配备相应的管理设施和必要现代化办公设备,使档案工作从落后的手工操作走向信息化的规范管理,使师生及需要档案信息服务的人员得到快捷高质量的服务。
      3、建立健全数字档案全文数据库和多媒体数据库。信息化档案的案卷和文件检索已基本替代传统的人工检索查找方式,提高了档案资料查找的速度和准确度,极大的提高了档案管理工作利用率。
      4、培养高素质的档案管理人才。档案管理信息化飞速发展,既要管理人员具备专业的档案管理知识,又要他们熟练掌握计算机应用知识、网络知识。要加强对档案管理人员的长期培训,促进档案管理信息化的建设进程。
       5、档案信息化管理资源共享。对于学校档案管理来说,信息化、网络化已成为档案管理发展的必然趋势。通过网络技术对文件、档案的全部信息进行统一管理,确保资源共享,充分发挥整体优势,实行统一管理,避免不必要的重复操作。
      总之,我们必须充分认识到档案信息化建设的重要性和必要性。要将中学的档案信息化工作纳入统一领导范围,为档案工作人员的培训创造良好条件,定期对档案管理人员进行专业档案管理知识培训,改善档案管理人员的知识结构、学历结构,以适应新形势下的发展要求。通过利用档案管理信息化系统,完成对文书档案、教学档案等各类学校档案的编目、排序、检索和输出等工作,实现学校档案管理中各类档案的信息化处理,以及自动化管理,促进档案工作的顺利进行,保证学校档案工作的效率和服务质量。
      对于有较好基础设施建设的学校而言,依托自身软件研究能力可以开发手机版档案管理的应用,进一步实现学校档案管理信息化,使得档案信息化管理工作更上新台阶。
      四、总结与展望
      档案管理工作成为学校发展的重要基础组成部分,中学档案信息化管理已经成为当今社会发展的新趋势,加强档案基础设施建设,提高档案管理人员综合素质等问题,是我们在未来很长一段时间内学校档案管理信息化进程中所要面对的问题。档案管理工作人员要勇于担负起档案信息化建设的责任,不断优化档案管理信息化设计方案,最大限度地发挥档案管理在学校发展中的作用。
      参考文献:
    [1]颜晓燕.研究中学档案管理信息化建设的有效对策[J].课程教育研究,2017(11):20.
    [2]王晓帆,刘惠,田新赞.新形势下档案管理信息化建设的创新思路探析[J].办公室业务,2016(24):79.
    [3]夏敏荣.信息化时代对中学档案工作者素质的要求和提高途径[J].办公室业务,2015(11):31.
                     编辑:红研
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