文/王改萍

　　   【摘要】：做好社会保险档案管理工作一直是各项工作的重中之重，而做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，从纸介档案到数字档案的探索，我们需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。 

　  【关键词】：社会保险、档案、创新 

　　随着国民经济的逐步发展，我国社会保险的参保数迅速增加，社会保险档案管理也将面临着严峻的挑战，因此做好社会保险档案管理的根本点是加强创新。只有通过对新时期社会保险档案管理创新的必要性以及现存的问题分析，将纸介档案与数字档案的转换，才是需要对新时期提出社会保险档案管理创新的途径策略。 

　　  一、社会保险档案管理现状 

（一）社会保险的参保人数增长迅速 

我国社会保险的参保数，增长迅速。全国参加城镇基本养老保险的人数，参加基本养老保险的农民工人数逐年增长，参加农村社会养老保险和企业年金的人数逐年增长。可见，我国社会保险档案与日俱增，当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高，需要对社会保险档案进一步创新。 

　　（二）负责社会保险档案管理的部门分散

　　我国公民个人社保档案分散在不同的管理部门中管理。现行社会保障管理体制是分散型的。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金；商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。 

　　（三）社会保险的经办效率和范围需要扩大

　　社会保险覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起人们的关注。热切期待社会保险经办业务网际申报模式的实现，传统性纸质档案管理约束将无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的利益诉求，因而我们应从社会保险事业发展的战略高度认知社会保险档案管理问题，继续讨论介质原始性问题显然已是过去时了。现今解决档案数字化的关键是讨论如何确保数据归档前后原始性认证和原始性保证问题。 

　　 二、我国社会保险档案管理系统存在的问题 

　　（一）对社会保险档案管理工作不够重视

　　由于社会保险档案管理工作是比较新的工作，人们还不是很重视。社会保险工作的重点都集中在扩大基本社会保险的覆盖面，强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放等方面，忽视了社会保险档案管理，使其管理工作处于无序状态。 

　　（二）社会保险档案管理体制不规范

　　由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全等现象。有些社会保险部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有，也没有经过专职培训，严重影响社会保险档案的质量。 

　　（三）社会保险档案存档的条件差

　　由于场地限制和经费不足等问题无法解决，社会保险档案管理始终未能列入社保经办机构的议事日程，大多数社保经办机构至今未设立固定的场所存放档案，历年累积的社会保险档案只能由经办人员分别保管。由于没有专有的库房，只能存放在潮湿的房间里，致使社会保险档案存在诸多安全因素。这种不规范的档案管理方式不仅查阅起来非常困难，也给日常经办工作带来许多不便。 

　　　三、社会保险档案管理的解决办法 

　　（一）将纸质档案转换成数字档案存档

　　社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。保存起来不方便，将这些材料进行电脑扫描储存，可灵活运用；而一些当前常用的数据可制作成光盘。 

　　（二）根据社保档案类别进行分类管理

　　根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，可以防止档案的丢失与缺漏。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”、“长期”和“短期”三种保管期限。 

　　（三）建立全国统筹的社保管理系统，规范标准

　　建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。在全国设立计算机网络，对每个劳动者的情况进行追踪记录；并建立全国范围内统一的网络查询接口，允许公民定期查询，提高工作的透明度。 

　　（四）统一公民社保档案管理号码，可供查询

实行对每个公民发放社会保障号码的制度，让公民个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一起来，由国家劳动和社会保障部的分支机构负责公民个人社保档案内容的定期增加和更新，送交国家劳动和社会保障部统一保管。从发放的号码上就可以反映出从什么时候起、在什么地方发的，便于记录公民的工资收入和保障费的缴纳情况，同时便于投保者本人的查询。

作者：山西省文水县医保中心