档案是历史、文化和知识的沉淀与载体,是原始的历史记录。在现代社会,人们时时刻刻都要接触并应用到各种各样的档案资料。档案与人们的日常工作、生活、学习密不可分,加强档案的综合管理,实行集中统一管理各种门类各种载体的档案,有利于强化档案的规范化、标准化管理,将为档案实行现代化管理奠定基础。现就档案的综合管理工作谈一些粗浅的认识与大家共勉:
       一、档案管理工作现状
       1、对档案管理工作认识不足。很多人对档案管理工作意识淡薄,对档案工作的重要性认识不足、重视不够,不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义,认为档案管理工作可有可无。档案资料的收集、整理、归档工作往往被忽视,严重影响工作的正常运转。
       2、档案管理人员责任感较差。一些档案管理工作人员缺乏良好的职业道德,工作态度、奉献精神及工作责任心不强,加之没有扎实的档案管理的理论知识,工作中存在严重的失位现象,同时对档案管理工作重要性的宣传力度不够,引不起管理层对档案管理工作重视和支持。
       3、档案管理现代化的意识不强,工作效率低下。由于社会上对“档案”的作用和概念,熟知者甚少,对档案管理的意识相当薄弱,严重的影响档案管理的现代化进程,导致目前事业单位、企业、机关的档案工作管理仍旧存在着很多的问题,许多部门未能按上级制定的标准进行规范的操作。
       二、加强档案综合管理途径
       1、加大宣传力度,增强立档单位和机关人员的档案意识。通过开通档案信息网、举办档案展览、专题研讨、召开座谈会等多种形式,扩大档案工作的影响,力争做到业务工作开展到哪里,档案工作就延伸到哪里。同时,加强对档案管理人员专业知识的教育培训,经常督促检查单位档案收集和归档情况。
       2、完善、规范档案管理制度。根据《中华人民共和国档案法》“集中统一管理”原则,进一步完善、规范档案综合管理工作制度,逐步做到“三纳入”,即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关部门的职责范围和有关人员岗位现任制,使档案工作实现统一领导、统一制度、统一保管和开发利用。在日常工作中形成的档案,要及时按规定时间,归类送还档案室,这样就可以防止档案的流失,增强档案的利用价值。
     (1)对不同类型的档案,针对性地制定归档制度。归档的各类档案应按照一定次序进行排列,分类别编写卷号,起止年度和保管期限等。
     (2)基建类、设备类、照片类从文书档案中抽出单独编目录号。在著录时要统一规范题名,尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。
     (3)汇编资料,将收集到的档案信息重新组合,进行深加工,编制成组织机构沿革、大事记、基础数字等汇编资料,以确保利用档案的各种需要,使档案的潜在作用得到升华 。
     (4)建立各类档案统计台帐,如档案借阅登记薄、档案移交登记薄、档案库房检查记录等,做到台帐清晰规范。
       3、利用现代技术,提高档案的管理水平。当今社会是一个信息社会,随着计算机技术的普及和网络的不断延伸,无纸化办公将变为现实,档案管理实现现代是大势所趋。采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施,收集、处理、传递档案信息资料,提高档案的服务质量。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点,能及时、大量地提供档案信息,提高了工作效率,是档案管理史上的一大飞跃。
       总之,档案管理是一项长期性、系统性的综合工程。作为档案管理工作人员一定要进一步推进依法治档,不断加强档案管理的科学化、规范化和现代化,创新管理,创新服务,与时俱进,奋发有为,切实提高档案管理质量和水平,开创档案管理工作新的业绩。 

                                                            (作者单位:山西省吕梁市文水县)