浅谈文物档案的科学管理
文/王震
1前言
文物指的是可以供人们鉴赏、研究的历史器物。文物主要包括以下几种类型：（1）与历史上一些重大事件或者重要任务相关的、具有历史纪念意义和历史价值的纪念物、建筑物或者遗址；（2）具有很高历史、科学或者艺术价值的历史文物古迹；（3）历史上各个时代具有价值的工艺美术品、艺术品等；（4）各种历史文献资料以及具有重大历史、科学、艺术价值的古书籍资料等；（5）能够反映历史的各个时代的社会制度、生产、生活的具有代表性的实物。
文物档案管理工作隶属于文物管理部门，市文物保护工作当中一项非常重要的基础性工作。随着文物善良的日益增多和历史资料内容的日益丰富，随之而带来的文物档案的数量也相应的增加，文物档案管理工作也面临着一些新的问题与新的情况。因此，文物管理部门需要重视与加强文物档案的科学管理工作，采取措施切实保证文物档案的完整性与安全性，最大限度的降低文物档案由于自然因素和人为因素所造成的损毁。
2文物档案的特点
2.1文物档案是文物的一种伴随物
历史文物是人类历史上所流传下来的具有明显时代特征的一类器物。后世人通过对这些历史器物进行研究，可以了解人类在不同的历史时期的政治经济形态、生产生活方式等重要信息，并由此逐渐了解人类社会的发展轨迹。研究人类历史的社会发展轨迹是需要大量有价值的历史文物为前提的，每一项研究成果最终都是以文物档案的形式保存的，形成与文物密不可分的有机整体。从这一点可知，文物档案的收集整理工作要与文物研究项目配套，并且要与相关文物一并保存。
2.2形成文物档案需要不断积累
文物档案的形成是起始于文物的发掘工作，之后，在文物的收藏、鉴定、修复等过程当中都不断的产生了新的文物档案。从这一点看，文物档案的收集整理工作只能采取追踪文物的方式进行。
3如何实施文物档案的科学管理
文物档案的科学化管理是学科发展的必然方向。在信息化时代，如何做到文物档案管理工作的科学化是一个新问题。现阶段的文物档案管理与查阅工作，既要求将与文物相关的资料收集完整、规范，有要求对所得到的资料进行科学的编目，文物管理人员要编制各种有效地检索工具，以此有利于以后的查阅利用。此外，还要制定一些文物档案管理制度，建立“档案借阅登记簿”，将所有人借阅档案资料的日期、目的、所查阅档案的编号等信息逐一录入计算机的软件管理系统。计算机化的文物档案管理系统，为建立一个科学高效的现代化文物档案管理系统提供了便利条件。
由于文物档案的来源渠道非常负载，所以在文物档案中所包含的信息也是多种多样的，这就需要文物工作人员在文物档案资料的前期处理工作当中，将文物档案材料进行细致的分类整理，将资料当中所蕴含的各种信息进行加工处理。可以将这些整理出来的信息录入相关的软件当中，通过一定的程序对所录入的资料进行分类、组卷，整理出合理的案卷目录和卷内文件的详细目录。传统的手工检索系统采用的是文献单元的方式，检索方式完全依赖于检索人员的手翻、眼看和大脑的一瞬间的判断，这种检索方式效率低下，已经远落后于时代的发展，无法满足现代文物档案管理工作的需要。现代化的计算机检索系统采用的是标识单元的方式，检索过程完全由计算机来完成，检索策略固定化、程式化，检索效率与检索准确率也被大大提高。同时，这种检索方式还有利于随时掌握已有文物当演的利用情况，了解已有档案的使用效果，及时反馈文物档案当中所需要补充的信息与内容，使文物档案管理工作能够得到不断的完善，使其能够更好的为历史工作服务。
4开发利用文物档案信息
4.1保存文物档案的目的
保存文物档案的主要目的就是为了以后能够利用这些资料。文物档案所蕴含的学术价值是其他任何一种资料都无法相比的，文物档案不仅可以为历史研究提供生动真实的素材，还可以为社会的各个部门的理论学习研究提供最详实的第一手资料，为科学研究工作提供必要的依据。
4.2加强收集资料的工作，不断丰富档案的内容
丰富的档案资料内容是离不开之前的收集工作的，在收集资料的过程当中应该要以能够客观真实反映地方的历史文化相关的档案资料为重点，此举的作用能够补充与完善文物档案的内容，为科学研究提供重要的依据。
4.3出版相关资料文献
注重文物档案的服务性与社会性，整理编辑并出版各种文物鉴赏的书籍等，印刷碑文的拓片或者其他文物的照片，此举不仅可以为编写历史资料提供服务，还可以为文物爱好者和游客提供多方面的帮助，提供有偿的服务。
5总结
文物档案的科学管理，要考虑的是整个文物档案管理体系，组成该体系的纵向节点以及横向节点都应该达到当今社会的发展水平与实际需要，这样才能够充分发挥出文物档案管理工作的整体优势，提高整个文物档案管理系统的综合工作能力。部分节点或者某一个重要节点发生故障，都很有可能导致整个管理系统被梗阻。简而言之，我国的文物档案管理工作要走科学化的道路。
(作者地址:山东省东营市利津县博物馆)
