江苏省灌南县财政局会计中心 成 斌
电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。电算化会计档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。
一、电算化会计档案的特点
1、电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，还有所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。
2、电算化会计档案较传统会计档案有更多的存储形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在；另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在。
3、电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。
4、电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。
二、电算化会计档案包含的内容
1、机制会计档案，包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，还包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。
2、机读会计档案，包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的只能以电子数据状态保存的会计数据和会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。
三、对电算化会计档案生成的管理控制
（一）机制会计档案生成的管理控制
1.机制会计凭证类生成的管理控制。会计电算化操作员、审核记账员应认真审核原始凭证的合法性、正确性；除由制单人员、复核人员签章外，还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管签章，方可作为有效的会计档案保管。
2.机制会计账簿类生成的管理控制。现金日记账、银行存款日记账每天在计算机内登账并打印输出、核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章方可作为有效的会计档案保管。总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印。
3.机制财务会计报告类生成的管理控制。会计报表和部分分析结果由会计电算化系统产生，同样需要有关会计人员签章，方可作为有效的会计档案保管。
（二）机读会计档案生成的管理控制
机读会计档案只能以电子数据状态保存，通过会计数据备份的方式生成。根据有关规定，会计档案的载体以纸介质为主，以磁、光电等其他介质为辅，但发展方向是以方便、可靠而经济的磁性或光电等介质取代纸介质。 我们应采取加密码的“数字签名”，签名后的磁性介质或光盘存储的会计数据方可作为有效的会计档案保管。
四、电算化会计档案管理应注意的问题
鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点，在电算化会计档案的管理工作中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应特别注意以下几个问题：
1、要加强对对电算化会计档案中软件文档的管理。
2、电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏。在管理时应注意在选用保存会计档案的存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质；对存放在存储介质上的会计档案应写好“保护”字样；对存放往年会计档案的介质应定期复制；对使用时间较长的存储介质应定期进行替换；对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。
